Assistenti Amministrativi

Ciascuna unità di personale svolge le attività specifiche assegnate con AUTONOMIA OPERATIVA E RESPONSABILITA’ DIRETTA AMMINISTRATIVA. Esegue l’attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure anche con l’utilizzo di strumenti di tipo informatico. Pertanto, dovrà occuparsi personalmente di tenere aggiornata la propria postazione di lavoro (personal computer) in relazione ad applicativi software specifici (software Argo) e generali (antivirus), password, salvataggio archivi specifici, con la collaborazione del personale tecnico presente nell’Istituto.

1. b) La gestione del fax, laddove non sia possibile utilizzare la mail che ogni Ass.te Amm.vo ha a disposizione, dovrà essere curata dal personale amministrativo competente al disbrigo della relativa pratica e consegnato all’addetto all’ufficio protocollo per l’archiviazione. Si ricordano tuttavia le recenti disposizioni normative che impongono l’utilizzo della posta elettronica con progressiva dismissione della trasmissione via fax.
2. c) Le attività di effettuazione di fotocopie inerenti il proprio settore di lavoro rientrano nell’ambito dei compiti connessi al proprio profilo professionale e, pertanto, di norma, vanno effettuate personalmente. La consegna di documenti e/o atti rientranti nell’ambito dei propri compiti va di norma effettuata in via diretta, segnalando le diverse priorità e particolarità del caso, anche al fine del rispetto di eventuali scadenze.
3. d) Il personale che in ragione dei compiti assegnati non si trovi nella condizione di dover espletare pratiche urgenti potrà essere utilizzato, sulla base di ordini verbali del Dirigente scolastico e/o Direttore S. G.A., anche nello svolgimento di compiti e/o attività non rientranti nel settore di propria pertinenza. Tale metodologia di lavoro sarà incanalata in un’ottica di reciprocità, efficienza ed efficacia dei servizi amministrativi.
4. e) I diplomi, già elaborati e/o in bianco, resteranno depositati nell’ufficio della segreteria didattica e di volta in volta, prelevati per l’elaborazione e la consegna all’utenza da parte del personale preposto.
5. f) In caso di assenza di una unità di personale si dovrà avere cura di salvaguardare, per quanto possibile nell’ambito del principio di vicinanza (stessa stanza o reparto) e/o di competenza (stesso settore), le attività urgenti e non procrastinabili. Per assenze di lunga durata, considerata l’impossibilità di sostituzione con personale supplente, si procederà con una redistribuzione dei compiti con il riconoscimento dell’eventuale compenso da determinarsi sulla base del Contratto Integrativo d’Istituto.
6. g) Ai fini di una corretta tenuta del registro di protocollo da parte del personale assistente amministrativo preposto, i documenti ricevuti dovranno essere ammessi al protocollo. Sul documento stesso, ove occorra e a cura del Dirigente scolastico o del Direttore S. G.A., sarà indicata la persona individuata per l’istruttoria o l’ufficio competente al disbrigo della pratica cui dovrà essere trasmessa copia dell’atto. L’unità amministrativa addetta alla tenuta del registro protocollo procederà, in caso di necessità, ad attestare all’utenza l’avvenuta ricezione di posta mediante l’apposizione del timbro di ricezione con indicazione della data di arrivo.
7. h) Al fine di evitare situazioni di sovraccarico dell’addetto all’ufficio protocollo, ogni unità di personale è tenuto a protocollare in proprio gli atti, soprattutto quelli aventi carattere “seriale” quali decreti, comunicazioni agli alunni e alle famiglie, ecc.
8. i) Hanno competenza diretta della tenuta dell’archivio e del protocollo.